Es el conjunto de las actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción documental.
CLASIFICACIÓN: es el procedimiento por el cual se listan las agrupaciones documentales de acuerdo a la unidad administrativa, para realizarlo efectivamente se deben tener en cuenta los Cuadros de Clasificación Documental (CCD) y las Tablas de Retención Documental (TRD), en esta tabla se establecen las agrupaciones documentales conformando series y subseries las cuales indican el lugar de consulta y la disposición final de los documentos.
ORDENACIÓN: en esta actividad se establecen las secuencias cronológicas, alfabéticas, onomásticas, entre otros, dentro de las agrupaciones documentales definidos en la clasificación.
DESCRIPCIÓN: en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series
y/o asuntos).
¿EN QUE CONSISTE?
En un conjunto de técnicas y prácticas usadas para administrar toda la documentación de una organización. La gestión de esos documentos deberá adaptarse a cada empresa, permitiendo:
- Recuperar la información
- Determinar el tiempo que los documentos deben guardarse
- Eliminar los que ya no sirven
- Asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos
ACTIVIDADES:
ü se identifica el tipo de fondo documental
ü se clasifican los documentos dependiendo su dependencia
ü se organizan loa documentos en un orcen coherente
COSTOS:
Por metro lineal.
Clasificación, Ordenación y Descripción: $150.000
Cajas: $ 10.000
Carpetas: $ 24.000
Estante: $ 120.000
